Los objetivos generales de un sistema de costos

Rentabilidad

Mayor RENTABILIDAD mediante el refinamiento de la gestión.

Como hemos mencionado, el comportamiento, las actitudes y la forma de operar de una empresa se reflejan en la reducción o el aumento de los costos. Cuanto más automatizada, estandarizada, estructurada, secuenciada y confiable sea la información de costos, mejor será su gestión y, por consiguiente, la rentabilidad.  

Es necesario estructurar el sistema de costos para obtener información sólida, ya que la complejidad reside en el tratamiento de los datos. Los objetivos básicos de un sistema de costos son administrar los gastos para fines gerenciales y contables. Sin embargo, es posible ir más allá y generar una reducción de costos y una mayor rentabilidad. Este será un gran diferencial competitivo para su industria.  

¡Comprendamos mejor este tema!

Concepto y estructuración de costos

Los términos gastos, costos, desembolsos e inversiones se utilizan con frecuencia en el lenguaje contable, por lo que vamos a definirlos para facilitar su interpretación.  

Gastos: valores desembolsados con el objetivo de adquirir bienes y servicios destinados a la transformación que genera otros bienes y servicios.  ‍

Costo: son los gastos destinados a la producción, en la transformación de materiales para generar otros bienes y servicios.  ‍

Desembolso: gastos generados directa o indirectamente para la obtención de ingresos, que ocurren en función de la existencia de las áreas internas de la empresa, como la administrativa, marketing, comercial, entre otras.

‍Inversión: valores derivados de la adquisición de bienes y servicios que forman parte del activo inmovilizado de la empresa (maquinaria, equipos y materiales adquiridos y almacenados).  

La interpretación de estos términos nos permitirá entender con mayor claridad los criterios de costeo que veremos a continuación.

Costes y gastos industriales

En las actividades industriales y comerciales se incurre en una serie de gastos para llevar a cabo sus procesos de gestión de recursos, compras, producción, comercialización, etc. Estos gastos no siempre se consideran costes.

Veamos una estructura simplificada del Estado de Resultados:

Como se puede observar en este modelo sencillo de Estado de Resultados, los costes y los gastos se tratan por separado.

Los costes provienen de la transformación de materias primas en productos elaborados, mientras que los gastos provienen de la administración de la empresa y de la comercialización de los productos. A continuación, agrupamos los departamentos de una empresa según sus tipos de gastos.

Fábrica y Producción

Fábrica: abarca los centros de costes donde se generan los costes, como almacén, mantenimiento, laboratorio, planificación de la producción, etc.  

Producción: centros de costes que producen efectivamente, como hilandería, urdido, tejeduría, tintorería, corte y confección, entre otros.

Administración y Ventas

Administración: contempla todos los centros de costes, como recursos humanos, contabilidad, tecnología de la información, por ejemplo.

Ventas: se constituye por los centros de costes relacionados con la comercialización de los productos, como ventas, atención al cliente, marketing, etc.

Clasificación de costes y gastos

Para determinar el coste de los productos dentro de un proceso de transformación, los clasificamos en:

• Directos: son aquellos costes que pueden identificarse fácilmente con la producción de bienes y servicios, como los materiales directos y la mano de obra directa.
• Indirectos: todos los demás costes de producción, como alquileres, depreciación y salarios.

Clasificación según su comportamiento frente a las variaciones de volumen:

• Costes y gastos variables: están directamente relacionados con el volumen de producción o ventas.
• Costes y gastos fijos: representan la capacidad instalada de la empresa para producir o vender, y son independientes del volumen de producción o ventas.  
• Costes y gastos semivariables: varían en función del volumen de producción o ventas, pero no exactamente en las mismas proporciones. Estos costes y gastos tienen una parte fija, pero el resto se comporta como variable.
• Costes y gastos semifijos: gastos que permanecen constantes dentro de ciertos intervalos y que cambian de forma escalonada al alcanzar un nuevo nivel de actividad.

Identificación: la regla es considerar como Coste directo todo elemento de coste cuya cantidad aplicada al producto pueda identificarse perfectamente. Por el contrario, el elemento de coste cuya cantidad aplicada al producto no pueda identificarse con precisión es un Coste indirecto.

Otras clasificaciones que merecen ser mencionadas, ya que facilitan la comprensión del sistema de costos:

• Costos primarios: mano de obra directa, materia prima e insumos aplicados a la producción.
• Costos de transformación: costos de proceso, costos generados por los gastos generales de fabricación asignados al proceso para transformar la materia prima en producto elaborado. También conocidos como Costos de conversión.
• Costos de producción: son todos los costos relativos a la producción de artículos elaborados, materia prima e insumos, mano de obra directa y costos indirectos.

Conclusión

Como hemos mencionado, la complejidad reside en el tratamiento de los datos y, seamos sinceros, son muchos los datos que deben procesarse. La buena noticia es que, en un sistema informático especializado, desde la ingeniería de producto y procesos, todas estas variables e información se tienen en cuenta. De este modo, se establece el modo de operar de la empresa en relación con los costos, donde todas las variables se gestionan y nada queda por definir en momentos turbulentos, propensos a errores o distracciones.  

Además, la información estará en una herramienta única, estandarizada, estructurada, secuenciada y confiable.  ‍‍

¡Hasta pronto!