Conozca más sobre los procesos de PCP

Enfoque

Abordaremos en un único artículo más extenso las principales etapas de la planificación de la producción, destacando puntos clave donde el uso de sistemas especializados puede resolver problemas complejos que afectan la optimización de los recursos y, en consecuencia, los resultados globales de la empresa.

Podemos definir la planificación y control de la producción (PCP) como un conjunto de procesos cuyo objetivo es planificar las actividades productivas con antelación, además de coordinar y supervisar su ejecución, garantizando que los recursos de la organización se utilicen de manera eficiente para satisfacer la demanda del mercado.  

Esta labor afecta directa o indirectamente a otras áreas de la empresa y tiene un impacto decisivo en sus resultados. Las respuestas que se esperan del trabajo de PCP son:  

QUÉ, CUÁNTO, CUÁNDO, CÓMO Y DÓNDE producir.  

Podemos describir las etapas principales:

‍Previsión de la demanda

Para empezar, debemos prever la demanda futura de nuestros productos en un horizonte temporal que permita organizar los recursos productivos, logísticos, de suministro y financieros para respaldar una oferta adecuada. Este horizonte puede variar según el tipo de producto, la estrategia de producción, el uso de materias primas o componentes importados y los largos plazos de entrega, entre otros factores. Normalmente, se estructura en familias de productos con características comunes que permiten una planificación eficiente. Por ejemplo, contar con configuraciones de maquinaria y equipos similares para determinar la capacidad de la fábrica, materias primas comunes si es necesario iniciar las compras con antelación, y precios y costes aproximados para determinar la viabilidad financiera. Si la agrupación utilizada para la previsión no cumple estos requisitos, se puede optar por una desagregación a un nivel de detalle mayor, utilizando proyecciones basadas en el historial de ventas, por ejemplo.

El proceso de previsión de la demanda puede partir de datos históricos, estudios de mercado, previsiones colaborativas o métodos estadísticos, entre otros. Sin embargo, no basta con proyectar las cifras; estas deben estar alineadas con la producción, optimizando el uso de los recursos productivos y financieros para maximizar los resultados de la empresa.  

Recuerde que Operacional ofrece una solución propia de planificación de la producción, con herramientas de S&OP, IBP y APS integradas de forma nativa en un sistema experto configurado y personalizado para su operación, que puede ayudar a su empresa en el camino hacia el máximo rendimiento productivo.

S&OP (Sales and Operations Planning)

Tras la demanda inicial, iniciamos un proceso cíclico denominado S&OP (Planificación de Ventas y Operaciones), cuyo objetivo es alinear lo que prevemos vender con lo que podemos producir y suministrar, sin perder de vista los objetivos del plan estratégico. Es un proceso de planificación táctica que, por lo general, se realiza de forma agregada por familias de productos.

Puede involucrar a varios departamentos, como comercial, marketing, logística, producción, suministros y control de gestión, siendo el PCP el encargado de integrar todas estas funciones para elaborar un plan viable para todos.

Como es de imaginar, la cantidad de información que debe recopilarse y organizarse para que esto sea eficiente es enorme, por lo que contar con un sistema especializado es determinante. Aunque muchas empresas utilizan Excel, este puede limitar la capacidad de simular escenarios, ya sea por la actualización y precisión de los datos, por los riesgos al transponer información y manipular fórmulas, o por la falta de herramientas para ejecutar simulaciones de forma rápida y eficiente. Si el tiempo necesario para crear un nuevo escenario es excesivo, la empresa podría perder la oportunidad de obtener mejores resultados. Las fichas técnicas, el inventario de productos, los insumos y materias primas, las ventas, los retrasos, el calendario de mantenimiento, los precios y los plazos de reposición, entre otros datos, deben estar siempre actualizados; de lo contrario, el escenario planteado podría verse comprometido. El propio mix de productos, que puede generar más o menos cambios de configuración en los equipos, debe tenerse en cuenta en el cálculo de capacidad. Los niveles de inventario proyectados para cada periodo deben estar alineados con la curva de demanda futura y la estrategia del negocio y, finalmente, el resultado financiero de todo este conjunto debe estar alineado con los objetivos de la empresa y garantizar la sostenibilidad del negocio.  

Algunos artículos presentan la simulación de resultados financieros como un enfoque de valor más amplio y evolucionado del proceso de S&OP, denominado IBP (Integrated Business Planning). En este sentido, el sistema de S&OP puede beneficiarse de toda la estructura financiera y de costes existente si está integrado con el sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales), permitiendo proyectar correctamente los indicadores, incluyendo el coste de la ociosidad y el impacto en el resultado final, lo cual puede ser una herramienta de análisis clave en un mercado cada vez más competitivo.

Alinear lo que el mercado quiere comprar con lo que podemos producir efectivamente exige que el S&OP sea un proceso interactivo, con compromiso entre las partes, que no siga un flujo unidireccional y que no termine en una mera reunión formal con poca capacidad de generar mejores resultados. Con los productos para los cuales no tenemos capacidad suficiente, podemos simular escenarios eligiendo aquellos que tengan un mayor margen de contribución o que cuenten con mayores existencias de componentes y materias primas, por ejemplo. En sentido inverso, podemos promover la venta de productos bajo los mismos criterios, observando los recursos con mayor ociosidad, que absorberán costes fijos y mejorarán el resultado global de la empresa.

El acceso más amplio y dinámico a la información y la evolución de los sistemas con capacidad de simular escenarios con rapidez están haciendo que el S&OP se convierta en un proceso cada vez más continuo, con un mayor nivel de detalle e interactuando activamente con la planificación a corto plazo a través del S&OE (Ejecución de Ventas y Operaciones). La capacidad de reacción generada a corto plazo puede representar ganancias significativas, mejorando el nivel de servicio al cliente, evitando la formación de inventarios indeseados y optimizando los resultados. En muchos casos, esto solo es posible con un sistema que integre todos los niveles de planificación con datos en tiempo real y que contemple las particularidades y reglas del negocio.

Como resultado, las decisiones tomadas en el S&OP se convertirán en un plan de acción conjunto entre las áreas, con el plan de producción y ventas agregado, acciones comerciales y de marketing, logística, RR. HH., entre otras. ‍

Plan Maestro de Producción

Una vez aprobado el escenario de S&OP, generamos el Plan Maestro de Producción, que detalla el plan de producción desagregado para los productos que efectivamente se fabricarán, ya sean productos terminados en caso de producción para stock o productos intermedios, cuya producción del artículo final puede dispararse en una etapa posterior. Como ejemplo, podemos tener un plan maestro para la producción de tejidos crudos y, de forma continua, evaluar qué tejido teñido necesita ser repuesto mediante el cálculo de cobertura de stock o por pedido firme, en planes más cortos o directamente en la programación, dejando la reposición más cerca del momento final en que debe tomarse la decisión. Del mismo modo, en la producción de químicos, podemos tener la producción de productos intermedios, como materias primas para varios productos finales que se programarán y producirán a posteriori.

Como ahora hemos definido el producto final, debemos ajustar los volúmenes a producir observando los tamaños de los lotes de producción cuando corresponda, analizar la capacidad productiva nuevamente e interactuar con la planificación de materiales, pues al definir lo que vamos a producir puede faltar algún componente o materia prima que ya no sea posible obtener para cumplir con el plazo de reposición, y entonces el plan debe ser ajustado.

A menudo, para calcular la cantidad correcta a producir, puede ser necesario evaluar las características de los inventarios de los productos según el lote, los cuales pueden encuadrarse o no en las demandas en función de características específicas y niveles de exigencia de diferentes tipos de clientes y procesos. Ignorar restricciones importantes en este punto puede provocar que falten recursos para cumplir con lo planificado, generando reprogramaciones y retrasos en las entregas, así como problemas de sincronismo y retrasos con efecto cascada en toda la cadena.

Planificación de Materiales

Una vez definido lo que se va a producir, podemos generar la planificación de materiales para garantizar que las necesidades de materias primas, insumos y componentes se cubran cuando sea necesario, optimizando los niveles de inventario. Para que esto suceda, el sistema de planificación debe tener acceso a la ingeniería de productos, con la lista de materiales y plazos de entrega, índices de mermas esperadas en cada proceso y registro de equivalentes y productos similares, para que la explosión de materiales se realice correctamente. También podemos encontrar particularidades, como considerar los inventarios disponibles de manera analítica, entendiendo reglas de lote, calidad, finalidad, entre otros. Un determinado lote de materia prima puede tener indicación para aplicaciones específicas, como, por ejemplo, en la industria textil: la finalidad del lote de hilo puede implicar una restricción de colores al teñir el tejido, o en la industria química, donde una característica específica del lote de materia prima también puede restringir los productos terminados en los que el componente puede ser utilizado. La capacidad de encuadrar automáticamente los inventarios contemplando estas restricciones de manera optimizada solo se encuentra en sistemas especializados.

Dependiendo del tipo de material, las fechas de las demandas pueden ajustarse con un mayor nivel de detalle después de la etapa de programación de la producción, en la que se calcula el tiempo de inicio y fin específico de cada orden de producción, optimizando aún más los niveles de inventario, ya que permite calcular el momento del abastecimiento en la línea de tiempo.

Programación de la Producción

En la etapa de programación de la producción tomamos como base el plan maestro de producción y los pedidos firmes en cartera para detallar a corto plazo cuándo y dónde producir, generando las órdenes de producción o montaje y realizando la secuenciación de las operaciones de dichas órdenes en los recursos productivos. Esta secuenciación es esencial para que los diversos sectores de producción estén sincronizados, optimizados y visualicen claramente sus prioridades. Además, secuenciar permite calcular el tiempo necesario para los setups de las máquinas y promover ajustes para obtener el máximo rendimiento en estos cambios cuando sea posible. Una forma común para esta función es usar el gráfico de Gantt, que permite esta gestión de modo visual, independientemente del modelo de producción empujado o tirado. Otra herramienta que puede utilizarse son los cuadros de Kanban, manuales o electrónicos, que permiten que cada puesto de trabajo o de abastecimiento visualice claramente la secuencia y el momento preciso para ejecutar su tarea.

Con la secuenciación adecuada de la programación y el sincronismo de las operaciones, podemos optimizar los niveles de inventario de materiales y su movimiento con mayor seguridad y precisión respecto al momento en que deben ocurrir. Además, proporciona información actualizada sobre las previsiones de entrega de los pedidos, mejorando el nivel de servicio y previniendo o mitigando retrasos siempre que sea posible.

Para apoyar este proceso, es cada vez más común el uso de sistemas APS (Advanced Planning and Scheduling), que puede traducirse como planificación y programación avanzadas. Son sistemas diseñados para optimizar la utilización de recursos, generando y secuenciando automáticamente las órdenes de producción mediante heurísticas desarrolladas para encontrar soluciones en entornos complejos. Deben tener en cuenta las restricciones y características específicas de cada entorno de producción y tener la capacidad de realizar el balanceo de flujo para optimizar la producción en su conjunto y no solo por sectores. Información como las fechas de entrega de la demanda, fichas técnicas, inventarios, calendarios de producción, índices de rendimiento y calidades esperadas, así como reglas de configuración, entre otros datos, deben estar actualizadas. Ejecutar esta función manualmente resulta ineficiente en entornos con grandes volúmenes de órdenes de producción o flujos complejos.

Esta categoría de sistema puede integrarse con la solución de MES (Manufacturing Execution System) y comandar de manera activa la comunicación con la ejecución de los procesos, incorporando la secuencia programada de ejecución de las tareas directamente a los sistemas de supervisión de los equipos, por ejemplo, convirtiéndose en un paso importante en el camino hacia la implementación de la industria 4.0.

Calcular la fecha de entrega prevista en el momento de registrar el pedido también es una funcionalidad que algunos sistemas APS pueden ofrecer, teniendo en cuenta el inventario en proceso y la ocupación actual de la fábrica. Esta funcionalidad puede ser un factor diferencial en la negociación con el cliente, pero además de la rapidez en el tiempo de respuesta, requiere utilizar parámetros bien definidos, ya que la secuencia de entrada de pedidos no es la misma que la de producción y no debe afectar la eficiencia de la fábrica.

Dependiendo del tipo de industria, implementar un sistema APS puede ser algo bastante complejo, ya que no siempre las herramientas ofrecen la parametrización suficiente para contemplar las restricciones existentes, o por la propia dificultad de recopilar e integrar la información y las reglas necesarias para el proceso. Basta con que un criterio relevante quede fuera para que todo lo generado pierda su valor. No es raro que, en reuniones de proyecto donde se discuten los parámetros y reglas, muchas restricciones utilizadas en la práctica sean olvidadas o incluso omitidas, generando retrabajo o, peor aún, comprometiendo todo el resultado. En muchos casos, el software APS es adquirido e implementado por la empresa y termina siendo subutilizado, generando una programación que en la práctica no podrá aplicarse. Como consecuencia, termina siendo administrada manualmente por el área de planificación o incluso dentro de cada sector industrial, impidiendo mayores ganancias en la optimización de los recursos y en la calidad de las entregas a los clientes.

Mantener un APS nativo en nuestros sistemas se ha convertido en un diferencial importante, tanto por la velocidad de respuesta que permite ante los cambios en los escenarios de planificación, como por la capacidad de contemplar las particularidades de cada negocio, mediante la modelización de reglas en cada proyecto, generando ganancias reales para la planificación de la producción.  

Seguimiento y control

Monitorear y seguir las operaciones de producción es una parte esencial del trabajo de planificación y tiene como objetivo garantizar que estén alineadas con lo previsto. El planificador debe estar atento a los indicadores de producción, eficiencia, calidad y cumplimiento de plazos, asegurando que las desviaciones sean evaluadas y tratadas en su origen con acciones correctivas ágiles en cada área correspondiente, o incluso que se definan y utilicen nuevos estándares en el siguiente ciclo de planificación. Debe mantener una comunicación constante con las áreas de producción, mantenimiento, logística y ventas, coordinando las acciones necesarias para que se cumpla la planificación establecida.

También es una parte fundamental seguir de cerca el avance de los pedidos en cada etapa del proceso productivo, y los sistemas deben proporcionar esta información de manera consistente.  

Con los sistemas cada vez más conectados a las máquinas, obtener información importante de producción está dejando de ser un desafío. El factor diferencial termina siendo el uso activo de estos datos, alimentando el sistema de planificación, actualizando los escenarios de programación en tiempo real, ajustando las secuencias previstas y recalculando las previsiones de entrega.  

Conclusión

Como hemos visto en este artículo, donde sintetizamos los aspectos principales de los sistemas expertos, muchos desafíos rodean los procesos de planificación de la producción y, aunque cada vez hay más información y herramientas disponibles, la complejidad y las restricciones también han aumentado. Los plazos son cada vez más ajustados, el número de SKUs mayor, el desarrollo de productos químicos para nuevas aplicaciones, la variación cambiaria en la importación de materias primas, colecciones cada vez más cortas, personalizaciones, B2C y muchos otros factores que terminan elevando el nivel de exigencia.

Y recuerde, Operacional ofrece una solución propia de planificación de la producción, con herramientas de S&OP, IBP y APS nativas de Operacional SGT y PROCESS, sistemas expertos y configurables para su operación, que pueden ayudar a su empresa en este camino hacia el máximo rendimiento productivo.

Gracias por acompañarnos, ¡hasta el próximo artículo!